Gehaltsabrechnung — der Prozess der Berechnung und Verteilung der Mitarbeitervergütung nach einem festgelegten Gehaltszyklus — ist ein wichtiger Bestandteil der Personalabteilung. Für eine Einzelperson oder ein Team, das diesen Prozess leitet, beinhaltet die Gehaltsabrechnung Erfassung der Arbeitszeiten oder andere festgelegte Zeiträume, in denen die Vergütung berechnet wird, Bestimmung des Bruttolohns (siehe die Definition weiter unten im Artikel), Leistungen beantragen und Abzüge, und Ankunft des endgültigen (Netto-) Entgelts das wird den Mitarbeitern innerhalb des in ihren Arbeitsverträgen festgelegten Zeitrahmens übertragen.

‍

Das Verständnis der Gehaltsabrechnung ist entscheidend weil es sicherstellt, dass die Mitarbeiter korrekt und pünktlich entlohnt werden, während das Unternehmen gleichzeitig die Steuervorschriften und Arbeitsgesetze einhält. Ein ordnungsgemäßes Gehaltsmanagement unterstützt die Mitarbeiterzufriedenheit, die finanzielle Stabilität und den allgemeinen Ruf eines Unternehmens.

‍

‍

Lassen Sie uns in dieser Ausgabe von die Gehaltsabrechnung navigieren Das HR-Glossar, unsere Blogserie, in der wir die gängigsten HR-Terminologie professionell und einfach erklären. Stellen Sie sicher, dass Sie auch Folgendes überprüfen Einarbeitung, Kündigung, und Auszeit.

‍

Um damit zu beginnen:

‍

‍

Was ist Gehaltsabrechnung und welche Schritte umfasst sie?

‍Bearbeitung der Gehaltsabrechnung ist die Abfolge von Maßnahmen, die erforderlich sind, um die Löhne der Mitarbeiter genau, gesetzeskonform und pünktlich zu berechnen und zu verteilen. Wie bereits erwähnt, umfasst dieser Prozess die folgenden Schritte:

‍

• Erfassung von Mitarbeiterdaten. Dies geschieht am Ende jedes Abrechnungszyklus, der wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich (oft am 15. und letzten Tag des Monats) oder monatlich erfolgen kann. Der Datenerhebungsprozess umfasst die Überprüfung von Arbeitszeittabellen, Anwesenheitslisten, Überstunden, PTO, Boni und Steuerabzüge.
• Kalkulieren brutto zahlen — das Gesamteinkommen eines bestimmten Mitarbeiters vor Abzügen gemäß seinen Gehaltsätzen, geleisteten Arbeitsstunden und etwaigen Zulagen.
• Abzug der obligatorischen Abzüge wie Einkommenssteuer und Beiträge zur Krankenversicherung, Sozialversicherung und Altersvorsorge.
• Ankunft am Nettolohn — der endgültige Betrag, den der Mitarbeiter nach allen Abzügen erhält.
• Verteilung des Nettolohns durch eine direkte Einzahlung auf das Bankkonto des Mitarbeiters, einen Gehaltsscheck oder eine Barzahlung. Neben der Vergütung selbst erhält der Mitarbeiter in der Regel eine gedruckte und/oder digitale Gehaltsabrechnung — ein Dokument, das Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn detailliert beschreibt.
• Führung von Gehaltsabrechnungen und Berichten, einschließlich Aufzeichnungen für den internen Gebrauch und Körperschaftsteuererklärungen bei den lokalen Behörden.

‍

‍

Was ist die Einhaltung von Gehaltsabrechnungen und welche Folgen hat eine Nichteinhaltung der Vorschriften bei der Gehaltsabrechnung?

Einhaltung der Gehaltsabrechnungen bezieht sich auf die Einhaltung aller gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen in Bezug auf Mitarbeitervergütung, Besteuerung und Berichterstattung. Es stellt sicher, dass Unternehmen die Löhne korrekt berechnen, die erforderlichen Steuern einbehalten, gesetzliche Leistungen zahlen und den Regierungsbehörden die erforderlichen Unterlagen vorlegen. Die Anforderungen an die Einhaltung der Vorschriften sind je nach Land und Region unterschiedlich, umfassen aber in der Regel die Einbehaltung von Einkommensteuern, Sozialversicherungsbeiträgen, Mindestlohngesetze, Vorschriften über Überstunden und eine zeitnahe Abrechnung der Gehaltsabrechnung. Eine ordnungsgemäße Einhaltung der Gehaltsabrechnungen hilft Unternehmen, rechtliche Sanktionen zu vermeiden, das Vertrauen der Mitarbeiter zu wahren und ihre Finanzen transparent zu halten.

‍‍

Die Nichteinhaltung der Gehaltsabrechnungsvorschriften kann zu schwerwiegenden Folgen führen rechtliche, finanzielle und Reputationsfolgen. Finanzielle Strafen gehören zu den unmittelbarsten Risiken, da die Steuerbehörden Bußgelder für Fehlkalkulationen, verspätete Steuererklärungen oder falsche Mitarbeiterklassifizierungen verhängen. In drastischeren Fällen könnten Unternehmen konfrontiert werden rechtliche Schritte oder Prüfungen, was zu weiteren Strafen, Nachzahlungen oder sogar Klagen von Arbeitnehmern führen kann, wenn die Löhne nicht korrekt gezahlt werden. Abgesehen von den finanziellen Risiken Unzufriedenheit der Mitarbeiter kann aufgrund falscher oder verspäteter Zahlungen zunehmen, was zu einer höheren Fluktuation und einer geringeren Arbeitsmoral führt. Wiederholte Verstöße gegen die Vorschriften können auch dem Ruf eines Unternehmens schaden und es schwieriger machen, Top-Talente zu gewinnen und zu halten.

‍

Um die Einhaltung der Gehaltsabrechnungen zu gewährleisten, sollten Unternehmen klare Gehaltsabrechnungsrichtlinien festlegen, sich über Arbeitsgesetze und Steuervorschriften auf dem Laufenden halten und zuverlässige Gehaltsabrechnungssoftware verwenden, um Berechnungen und Berichte zu automatisieren. Regelmäßige interne Audits helfen auch dabei, potenzielle Abweichungen frühzeitig zu erkennen und zu beheben. In den meisten Unternehmen arbeiten Personal- und Buchhaltungsteams (oder Finanzabteilungen) zusammen, um die Einhaltung der Gehaltsabrechnungen zu gewährleisten. Allerdings Herausforderungen können auftreten aufgrund häufiger rechtlicher Aktualisierungen, komplexer Steuerstrukturen und des Risikos menschlicher Fehler bei der manuellen Verarbeitung. Diese Herausforderungen werden bei der Verwaltung noch ausgeprägter globale Gehaltsabrechnung.

‍

‍

Was ist globale Gehaltsabrechnung?

‍Weltweite Gehaltsabrechnung ist der Prozess der Verwaltung der Mitarbeitervergütung in mehreren Ländern. Es beinhaltet den Umgang mit verschiedenen Währungen, Steuerstrukturen und Leistungssystemen und ist daher komplexer als die inländische Gehaltsabrechnung. Dieser Prozess folgt den gleichen Schritten wie zuvor, wobei zusätzliche Faktoren wie die Einhaltung der Steuer- und Arbeitsvorschriften an mehreren Standorten und die unterschiedlichen Berichtspflichten berücksichtigt werden. Unternehmen mit internationaler Belegschaft müssen sich in allen Ländern, in denen sie vertreten sind, über Arbeitsgesetze, Gehaltsabrechnungen und gesetzliche Abzüge auf dem Laufenden halten. Dies erfordert häufig spezialisierte Gehaltsabrechnungsanbieter oder Software, um die Genauigkeit, Einhaltung der Vorschriften und ein reibungsloses Zahlungserlebnis für Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort zu gewährleisten.

‍

‍

Was ist Payroll-Outsourcing? Welche Dienstleistungen beinhaltet es in der Regel?

Outsourcing der Gehaltsabrechnung ist die Praxis, einen Drittanbieter mit der Verwaltung der Gehaltsabrechnung im Namen eines Unternehmens zu beauftragen. Zu den typischen Dienstleistungen gehören Gehaltsabwicklung, Steuererklärung, Verwaltung von Sozialleistungen, Compliance-Management und Gehaltsabrechnung. Anbieter verwenden spezialisierte Gehaltsabrechnungssoftware— oft in ihren Dienstleistungen enthalten, sodass Unternehmen nicht in ihre eigenen Gehaltsabrechnungssysteme investieren und diese verwalten müssen. Hier sind die wichtigsten Vorteile des Outsourcings der Gehaltsabrechnung:

‍

• Das spart Zeit und interne Ressourcen. Das Outsourcing der Gehaltsabrechnung reduziert den Verwaltungsaufwand für interne Personal- und Finanzteams.
• Es ist kostengünstig. Outsourcing hilft Unternehmen, Ausgaben im Zusammenhang mit Gehaltsabrechnungssoftware, Personal und Schulung zu reduzieren oder zu vermeiden.
• Es garantiert die Einhaltung. Externe Experten für Gehaltsabrechnung sind speziell in den Steuer- und Arbeitsgesetzen an den von einem Unternehmen ausgewählten Standorten geschult.
• Es reduziert das Risiko von Fehlern und Ungenauigkeiten. Ein externes Team, das sich auf Aufgaben im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung konzentriert, hilft, Fehlkalkulationen und Zahlungsverzögerungen zu minimieren.
• Es erleichtert die Skalierung von Unternehmen. Für ein Unternehmen, das an Dynamik gewinnt, können Personalwachstum und internationale Expansion das Fachwissen des internen Teams, das für die Gehaltsabrechnung verantwortlich ist, auf die Probe stellen. Wenn Sie externe Hilfe in Anspruch nehmen, können Sie diese Belastung verringern oder ganz beseitigen.

‍

‍

Wie kann Acvian helfen?

Vertreten Sie ein internationales Unternehmen und benötigen eine ausgelagerte Gehaltsabrechnungslösung? Unser Team kann übernehmen alle Phasen der Gehaltsabrechnung in Ihrem Namen, um die Einhaltung der Vorschriften vor Ort sicherzustellen und die rechtzeitige Vorlage steuerlicher und gesetzlicher Berichte zu gewährleisten. Wenn Ihr Team wächst, integrieren wir neue Mitarbeiter nahtlos in das Lohn- und Leistungssystem und verwalten ihre Daten während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus. Um loszulegen, kontaktieren Sie uns indem Sie Ihre Anfrage absenden Für die Planung einer sofortiges Treffen.