Als erster Schritt im Beschäftigungszyklus Onboarding führt Einzelpersonen in ihren neuen Arbeitsplatz, ihr Team, ihre Unternehmensrichtlinien und ihre rollenspezifischen Aufgaben ein. Egal, ob es sich um einen ersten Karriereschritt, einen Übergang in eine neue Organisation, eine interne Beförderung oder einen Branchenwechsel handelt, dieser Schritt ist für einen reibungslosen Start unerlässlich.

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Die Art und Weise, wie ein Unternehmen das Onboarding angeht, verrät mehr über seine Unternehmenskultur und seine Werte als alle formellen Aussagen. Neue Mitarbeiter erhalten frühzeitig grüne oder rote Flaggen darüber, ob das Arbeitsumfeld gut strukturiert oder chaotisch ist und was sie von Kollegen und Management erwarten können.

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In dieser Ausgabe von Das HR-Glossar, unsere Blogserie, die Fachleuten helfen soll, sich mühelos in der wichtigsten HR-Terminologie zurechtzufinden und diese zu verstehen. Wir erläutern die Standard-Onboarding-Verfahren und die Probezeit, verschiedene Arten von Arbeitsverträgen (auch bekannt als Arbeitsverträge) sowie Leistungen und Möglichkeiten für Arbeitnehmer, die während der Onboarding-Phase eingeführt werden können.

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In erster Linie:

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Wie sieht Onboarding aus und was beinhaltet es?

Einarbeitung ist ein Prozess, den eine Person durchläuft, bevor sie ihre regulären Aufgaben in einem neuen Unternehmen oder einer neuen Rolle beginnt. Es stellt sicher, dass das Arbeitsverhältnis rechtlich begründet ist, und umfasst alle notwendigen administrativen Schritte, um die Person als Arbeitnehmer zu integrieren.

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Vor dem Onboarding erhält die Person vom Arbeitgeber ein Stellenangebot und einen Arbeitsvertrag/eine Arbeitsvereinbarung. Sobald der Vertrag/die Vereinbarung einvernehmlich unterzeichnet ist, beginnt das Onboarding. Dies beinhaltet die folgenden typischen Schritte:

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• Erfassung der erforderlichen Unterlagen des neuen Mitarbeiters, wie Ausweisdokumente und Steuerformulare
• Sicherstellung, dass der Mitarbeiter die obligatorische medizinische Untersuchung abschließt, falls dies für die Stelle erforderlich ist
• Aufnahme des neuen Mitarbeiters in das Lohn- und Leistungssystem
• Einrichtung eines physischen, hybriden oder digitalen Arbeitsplatzes und Bereitstellung der erforderlichen Ausrüstung, Software und Zugriffstools für den neuen Mitarbeiter
• Vorstellung des Unternehmens, seiner Organisationsstruktur und internen Richtlinien sowie Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs
• Vorstellung des Mitarbeiters vor seinem direkten Management und seinen Teammitgliedern
• Bereitstellung von rollenspezifischen Schulungen, Einführung relevanter Software, Projektmanagement- und Kollaborationstools usw.
• Durchführung von obligatorischen Schulungen, z. B. zu Arbeitssicherheit und Datensicherheit
• Definition der beruflichen Verantwortlichkeiten und Leistungserwartungen
• Mitteilung der Dauer der Probezeit (falls zutreffend) und der Erwartungen an deren erfolgreichen Abschluss

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Was sind Arbeitsverträge/Arbeitsverträge und was sind die verschiedenen Typen?

Arbeitsverträge/-vereinbarungen (EA) sind Rechtsdokumente, in denen die Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses dargelegt werden. Sie dienen dazu, die wichtigsten Aspekte der Rolle eines Mitarbeiters zu skizzieren: Aufgabenbereich, Gehalt, Arbeitszeitplan, Probezeit (falls vorhanden), Urlaubstage und andere Auszeit, Leistungen, Kündigungsfristen, Kündigungsgründe und die Beschäftigungsdauer (falls zutreffend — siehe verschiedene EA-Typen unten). Darüber hinaus schützen Arbeitsverträge/Arbeitsverträge sowohl den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer rechtlich, und zwar durch Klauseln über Rechte und Pflichten, Vertraulichkeit und die Verfahren zur Beilegung von Streitigkeiten im Zusammenhang mit Kündigung.

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In vielen Ländern kann ein Arbeitsverhältnis auch ohne einen schriftlichen Vertrag/eine schriftliche Vereinbarung bestehen und dennoch als rechtsverbindlich angesehen werden. Durch das Fehlen einer EA sind beide Parteien jedoch anfälliger, da es im Falle eines Rechtskonflikts schwieriger sein kann, ihre Rechte und Pflichten anzufechten.

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Je nach Dauer und Art der Beschäftigung gibt es die folgenden Arten von Arbeitsverträgen/Vereinbarungen:

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• Unbefristet/unbefristet — ein EA ohne vordefiniertes Enddatum, das in der Regel das gesamte Leistungspaket bietet
• Befristet — ein EA mit einem bestimmten Enddatum, das in der Regel ähnliche Rechte und Vorteile bietet wie ein permanenter/unbefristeter EA, der jedoch am angegebenen Datum endet, sofern er nicht verlängert oder erneuert wird
• Teilzeit — ein EA für Mitarbeiter, die weniger Stunden arbeiten als Mitarbeiter in Vollzeitstellen, häufig mit einem flexiblen Arbeitszeitplan. Im Falle einer Teilzeit-EA können die Leistungen im Verhältnis zu den geleisteten Arbeitsstunden stehen.

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Was ist eine Probezeit?

Probezeit ist eine Testphase zu Beginn der Beschäftigung, in der die Leistung eines neuen Mitarbeiters bewertet wird, um festzustellen, ob er langfristig für die Stelle geeignet ist. Die Dauer der Probezeit variiert je nach Unternehmen, Branche und landesspezifischen Vorschriften. In der Regel dauert sie 3 bis 6 Monate, einige Arbeitgeber bieten jedoch keine an, während spezialisiertere oder verantwortungsvollere Stellen möglicherweise längere Zeiträume erfordern — bis zu einem Jahr.

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Es gibt wichtige Aspekte der Probezeit, die in einem Arbeitsvertrag/einer Arbeitsvereinbarung klar definiert werden sollten:

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• Dauer und Bedingungen einer möglichen Verlängerung
• Leistungskriterien und Bewertungsmethoden
• Voll- oder Teilleistungen, auf die der Arbeitnehmer während der Probezeit Anspruch hat
• Rechte bei vorzeitiger Kündigung oder Nichtbestätigung des Arbeitsverhältnisses

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Es ist üblich, dass Arbeitgeber nach erfolgreichem Abschluss der Probezeit eine feste oder leistungsabhängige Gehaltserhöhung in Betracht ziehen, weshalb auch die Bedingungen für die Gehaltsüberprüfung in den EA aufgenommen werden sollten.

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Es ist erwähnenswert, dass die Probezeit sowohl für den Arbeitgeber als auch für den neuen Mitarbeiter eine rechtlich anfällige Phase sein kann. Einige Arbeitnehmer nehmen möglicherweise eine Stelle ohne langfristige Absicht an und nutzen die Probezeit, um Erfahrung, Gehalt oder Leistungen zu sammeln, während sie planen, nach deren Ablauf zu kündigen. Im Gegenzug können Arbeitgeber, die in böser Absicht handeln, eine unangemessen lange Probezeit verhängen, um die vollen Leistungen hinauszuzögern oder eine Verpflichtung durch häufige Fluktuation zu vermeiden. Um Missbrauch auf beiden Seiten zu verhindern, sollten die Bedingungen der Bewährungszeit im EA klar definiert werden.

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Wie kann Acvian helfen?

Vertreten Sie ein internationales Unternehmen, das eine ausgelagerte Erweiterung der internen Personalabteilung oder ein vollständig ausgelagertes HR-Team benötigt? Als Ihr EOR-Anbieter können wir Aufgaben im Zusammenhang mit der internationalen Personalabteilung übernehmen, sodass Sie mehr Ressourcen und mehr Freiraum haben, um sich auf Ihre Kerngeschäftsprioritäten zu konzentrieren. Unsere Dienstleistungen decken alle Phasen des Beschäftigungszyklus ab, einschließlich Onboarding.

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Wir erledigen den Papierkram, beaufsichtigen die obligatorischen medizinischen Untersuchungen, nehmen Ihre neuen Mitarbeiter in das Lohn- und Leistungssystem auf, führen obligatorische Schulungen durch und erstellen einen Arbeitsvertrag/eine Arbeitsvereinbarung, die die Feinheiten jedes einzelnen Arbeitsverhältnisses abdeckt und Ihnen hilft, administrative und rechtliche Risiken zu minimieren.

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