Como primer paso en el ciclo de vida laboral, incorporación presenta a las personas su nuevo lugar de trabajo, equipo, políticas de la empresa y funciones específicas de cada función. Ya sea que se trate de un primer cambio profesional, una transición a una nueva organización, un ascenso interno o un cambio de sector, este paso es esencial para empezar sin problemas.

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La forma en que una empresa aborda la incorporación revela más sobre su cultura y valores corporativos que cualquier declaración formal, ya que da señales de alerta temprana a los nuevos empleados sobre si el entorno laboral está bien estructurado o es caótico, y qué esperar de los colegas y la dirección.

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En esta edición de El glosario de recursos humanos, nuestra serie de blogs diseñada para ayudar a los profesionales a navegar y comprender con facilidad la terminología clave de recursos humanos, explicamos los procedimientos de incorporación estándar y el período de prueba, los diferentes tipos de contratos laborales (también conocidos como acuerdos laborales) y las ventajas y oportunidades para los empleados que pueden introducirse durante la fase de incorporación.

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En primer lugar:

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¿Qué aspecto tiene la incorporación y qué incluye?

Incorporación es un proceso por el que pasa una persona antes de comenzar sus responsabilidades habituales en una nueva empresa o función. Garantiza que la relación laboral esté legalmente establecida y cubre todos los pasos administrativos necesarios para integrar al individuo como empleado.

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Antes de la incorporación, la persona recibe una oferta de trabajo y un contrato/acuerdo de trabajo del empleador. Una vez que el contrato/acuerdo se firme mutuamente, comienza la incorporación. Esto implica los siguientes pasos típicos:

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• recopilar la documentación necesaria del nuevo empleado, como documentos de identidad y formularios de impuestos
• asegurarse de que el empleado complete el chequeo médico obligatorio, si es necesario para el puesto
• inscribir al nuevo empleado en el sistema de nómina y beneficios
• configurar un espacio de trabajo físico, híbrido o digital y proporcionar al nuevo empleado el equipo, el software y las herramientas de acceso necesarios
• presentar la empresa, su estructura organizativa y sus políticas internas, y proporcionar un manual para empleados
• presentar al empleado a su dirección directa y a los miembros del equipo
• proporcionar capacitación específica para cada rol, introducir software relevante, herramientas de gestión de proyectos y colaboración, etc.
• realizar capacitaciones obligatorias, como la seguridad en el lugar de trabajo y la seguridad de los datos
• definir las responsabilidades laborales y las expectativas de desempeño
• comunicando la duración del período de prueba (si corresponde) y las expectativas de que se complete con éxito

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¿Qué son los contratos o acuerdos laborales y cuáles son los diferentes tipos?

Contratos/acuerdos laborales (EA) son documentos legales que describen los términos y condiciones de una relación laboral. Su propósito es describir los aspectos clave del rol de un empleado: el alcance de las funciones, el salario, el horario de trabajo, el período de prueba (si lo hubiera), los días de vacaciones y otros tiempo libre, las prestaciones, los períodos de preaviso, los motivos de despido y la duración del empleo (si corresponde, consulte los diferentes tipos de EA a continuación). Además, los contratos o acuerdos laborales protegen legalmente tanto al empleador como al empleado, con cláusulas que abarcan los derechos y obligaciones, la confidencialidad y los procedimientos para resolver los conflictos relacionados con terminación.

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En muchos países, una relación laboral puede existir sin un contrato/acuerdo escrito y aun así considerarse legalmente vinculante. Sin embargo, la ausencia de una EA coloca a ambas partes en una posición más vulnerable, ya que puede resultar más difícil impugnar sus derechos y obligaciones en caso de conflicto legal.

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Según la duración y la naturaleza del empleo, existen los siguientes tipos de contratos/acuerdos laborales:

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• Permanente/Indefinido — un EA sin una fecha de finalización predefinida, que normalmente ofrece un paquete completo de beneficios
• Plazo fijo — un EA con una fecha de finalización específica, que normalmente ofrece derechos y beneficios similares a los de un EA permanente/indefinido, pero finaliza en la fecha especificada a menos que se prorrogue o renueve
• A tiempo parcial — una EA para los empleados que trabajan menos horas que los que ocupan puestos a tiempo completo y, a menudo, con un horario de trabajo flexible. En el caso de una EA a tiempo parcial, las prestaciones pueden ser proporcionales a las horas trabajadas.

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¿Qué es un período de prueba?

Período de libertad condicional es una fase de prueba al comienzo del empleo en la que se evalúa el desempeño de un nuevo empleado para determinar si es apto para el puesto a largo plazo. La duración de la libertad condicional varía según las regulaciones de la empresa, la industria y el país. Por lo general, dura de 3 a 6 meses, aunque algunos empleadores no ofrecen ninguna, mientras que los puestos más especializados o de alta responsabilidad pueden requerir períodos más largos, hasta 1 año.

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Hay aspectos clave del período de prueba que deben definirse claramente en un contrato/acuerdo de trabajo:

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• duración y condiciones de la posible prórroga
• criterios de desempeño y métodos de evaluación
• beneficios totales/parciales a los que tiene derecho el empleado durante la libertad condicional
• derechos en relación con la terminación anticipada o la no confirmación del empleo

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Es común que los empleadores consideren un aumento salarial, ya sea fijo o basado en el desempeño, una vez que el período de prueba se haya completado con éxito, por lo que las condiciones de revisión salarial también deben incluirse en la EA.

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Vale la pena señalar que el período de prueba puede ser una fase legalmente vulnerable tanto para el empleador como para el nuevo empleado. Algunos empleados pueden aceptar un trabajo sin ninguna intención a largo plazo, utilizar la libertad condicional para adquirir experiencia, salario o beneficios, mientras planean irse una vez que termine. A su vez, los empleadores que actúan de mala fe pueden imponer un período de prueba excesivamente largo para retrasar la totalidad de los beneficios o evitar compromisos debido a la rotación frecuente. Para evitar abusos por parte de cualquiera de las partes, los términos de la libertad condicional deben estar claramente definidos en la EA.

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¿Cómo puede ayudar Acvian?

¿Representa a una empresa internacional que necesita una expansión subcontratada del departamento de recursos humanos interno o a un equipo de recursos humanos completamente subcontratado? Como su proveedor de EOR, podemos encargarnos de las tareas relacionadas con los recursos humanos internacionales, lo que le permitirá disponer de más recursos y espacio libre para centrarse en las principales prioridades empresariales. Nuestros servicios cubren todas las etapas del ciclo de vida laboral, incluida la incorporación.

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Gestionamos el papeleo, supervisamos los chequeos médicos obligatorios, inscribimos a sus nuevos empleados en el sistema de nómina y beneficios, impartimos la capacitación obligatoria y elaboramos un contrato/acuerdo de trabajo que cubre las complejidades de cada relación laboral única, lo que lo ayuda a minimizar los riesgos administrativos y legales.

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